Für eine moderne Werbeagentur ist die EDV das wichtigste Arbeitsmittel. Die regelmäßige Aktualisierung der Hard- und Software findet notwendigerweise im laufenden Betrieb statt und muss deshalb von allen Beteiligten akribisch vorbereitet sein.
Die Bernstein Werbeagentur GmbH in Bremen besteht seit dem Jahr 2010. Ihr Portfolio ist breit gefächert und reicht von Konzeption bis Produktion, von Strategie bis Design, von Kampagnen bis zur Corporate Identity, von Print bis TV, von Offline bis Online, von Workshops bis Events. Und laut eigener Aussage auf ihrer Internetseite bietet Bernstein auch ein bisschen Zauberei für seine Kunden, zu denen Firmen wie Bayer, Henkel, Azul oder die Karlsberg Brauerei gehören.
Die bei den Bremer Handelshäfen sitzende Agentur ist ein überwiegend international agierendes Unternehmen und Teil des E3 agency network. „Manchmal sprechen wir hier auch untereinander mehr Englisch als Deutsch“, erzählt Dirk Assent, einer der beiden Geschäftsführer von Bernstein. Die Netzwerk-Kontakte des E3 liefern wertvolle Informationen über entlegene Märkte und bieten Synergien bei der Bewältigung globaler Aufgaben.
Auch intern wird in der Agentur Teamwork groß geschrieben. Alle 27 Mitarbeiter sitzen gemeinsam in einem offenen Loft und nur das Bernsteinzimmer – der Konferenzraum – und die Büros der Geschäftsleitung sind vom Großraum abgetrennt. Aber auch hier spiegeln die Glaswände den Gedanken der Offenheit konsequent wider.
Das Herzstück der Agentur ist die sogenannte Werkbank. Dort arbeitet die gesamte Kreativabteilung gemeinsam an einem Tisch. Durch die offene Gestaltung der Räume vermeidet man kommunikative Umwege und fördert die kreative Zusammenarbeit durch die Möglichkeit schneller Abstimmungsprozesse.
Auch für die IT Umrüstung waren diese kurzen Kommunikationswege von Nutzen. Jasmin Schwarting, die bei Bernstein für das Officemanagement zuständig ist, und Romana Käs, verantwortlich für die Finanzen, wurden mit der Vorbereitung und Durchführung des Projektes betraut und wussten aufgrund ihrer Nähe zur Kreation genau, welche Anforderungen die neuen Rechner und die dazugehörige Software erfüllen müssen. Während Romana Käs sich um die finanzielle Seite kümmerte, war Jasmin Schwarting für den organisatorischen Teil zuständig. Nach der Absprache mit Geschäftsführer Assent, der wegen seiner allseits bekannten Apple-Affinität in der Agentur auch „Dr. Mac“ genannt wird, waren die Rahmenbedingungen abgesteckt und man konnte nun mit der Detailplanung beginnen.
Dazu muss man wissen, dass eine gleichzeitige Umrüstung mehrerer IT Geräte in einer Agentur immer ein heikles Unterfangen ist. „Wenn wir unsere Computer nicht nutzen können, geht es uns wie einer Spedition, die keine LKWs hat“, stellt Romana Käs klar. Hinzu kommt, dass eventuelle Datenverluste wie in jedem Unternehmen zu erheblichen Komplikationen führen würden. Ein weiteres Problemfeld ist die nötige Kompatibilität. Aufgrund des intensiven Datentransfers einer Agentur ist es wichtig, bei der Soft- und Hardwareumrüstung das Zusammenspiel mit der IT der Kunden auszuloten, die zum Teil nicht dem aktuellen Stand der Technik entspricht. „Was nutzt es mir, wenn ich die neueste Software habe, aber mein Kunde die Dateien nicht öffnen kann?“, bringt es Jasmin Schwarting auf den Punkt.
Als diese Überlegungen im Vorfeld geklärt waren, musste ein Apple Fachhändler gefun- den werden, mit dem das Projekt realisiert werden konnte. Dabei war aber nicht nur der Preis entscheidend, sondern auch der Support. Über Empfehlungen und Kontakte führte der Weg nach Hamburg zu DESK7, wo man mit dem Angebot auf Preis- wie auf Serviceebene zufrieden war.
Weil der Agenturbetrieb auf keinen Fall unterbrochen werden sollte, musste die Umrüstung im laufenden Arbeitsprozess stattfinden. In verschiedenen Vorgesprächen wurde eine genaue Bedarfsanalyse erstellt und auch von Händlerseite die nötigen Vorbereitungen getroffen. Nach diesem etwa dreiwöchigen Vorlauf trafen die Rechner in Bremen ein.
Dann kam der entscheidende Moment. Innerhalb von zwei Tagen wurden die Server ausgetauscht, alle Festplatten der alten Computer gespiegelt und die Daten inklusive neuer Software auf den neuen Geräten installiert. „Pro Rechner hatten wir einen Arbeitszeitverlust von höchstens 1 1⁄2 Stunden“, erinnern sich Schwarting und Käs.
Bis heute läuft alles reibungslos. „Wenn mal etwas schief läuft, gibt es den Support per Teamviewer oder im worst case ist ein DESK7-Mitarbeiter innerhalb von zwei Stunden vor Ort“, stellt Jasmin Schwarting abschließend zufrieden fest.
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